培训和教程

金融及商业服务 provides training opportunities to university administrative staff and MPPs pertaining to financial, procurement and payment policies and 过程es. 培训是通过 正式的课堂通过 在线教程或手册，在 金融开放实验室.

新员工——入门

• 第一步:参加财务培训课程

  • In order to get access to our financial systems, you will need to complete a finance 课程概述:

    • 员工必须完成 FIN101金融概论 请求一级创建或二级创建+权限.
      
      
    • 经理和部门主席必须完成 FIN201管理人员财务概述 申请三级审批权限.

    
    请提交请求 金融及商业服务及培训.

    你可能也有兴趣参加我们的 推荐金融培训课程.

• 步骤2:请求访问财务系统

  • 在完成所需的培训后，您必须提交一份 财务系统访问请求表格 .

    系统将提示您在罚球中选择所需的访问类型. 有四个 选项:

    • 一级创建: 允许部门员工创建事务.
    • 二级Create+: 允许部门员工创建事务 and approve specific types of transactions 根据 DAAFE指引[pdf].
    • 三级审批: Allows managers and department chairs to create and approve transactions.
    • 超级用户: Allows college or division staff to modify the travel approval routing structure.

    
    Once your approving official has approved the request, it will go to CMS Security 他们会允许你申请上海大学的财务申请.

• 第三步:申请一张ProCard和/或GoCard

  • If you are responsible for purchasing goods and 服务 for your department, you 可以提交 ProCard / GoCard申请表格 申请学校颁发的采购卡.

    1. ProCard is a credit card that can be used to procure a wide variety of low dollar 物品，办公用品和有限的服务.
    2. GoCard is a credit card that can be used to prepay travel-related expenses related 获授权的大学旅行.

    
    The ProCard and GoCard Program Coordinators will provide a program overview before 发卡.

• 第四步:订阅financieconnect博客

  • All employees with financial responsibilities should subscribe to the FinanceConnect 通过博客获取有关财务政策和流程变化的最新信息.

    1. 去 FinanceConnect博客.
    2. 寻找页面右下角的订阅按钮.
       
    3. 输入您的菠菜网lol正规平台电子邮件地址.
    4. 点击“订阅我”!”
• 第五步:熟悉我们的政策和指导方针

  • 金融及商业服务 maintains university policies 和指导方针 related 到财务活动. 雇员应参阅财经及商业服务 政策及指引 在为部门做财务或采购决策时.

• 第六步:浏览资源并提出问题

  • 员工可获得其他资源:

    1. 回顾我们的 金融教程 有关财务任务的分步说明.
    2. 参加我们的 金融培训课程 深入了解我们的系统.
    3. 参加一个 金融开放实验室 1-1会议协助财务指导方针和流程.
    4. 联系financieconnect financeconnect@litpliant.net or 408-924-1558 for questions about Finance policies/guidelines, 过程es, or finance 应用程序.

了解我们的财务系统

圣何塞州立大学 has four 应用程序 for financial activities. 你可以 通过该大学的应用程序门户网站访问 一个.菠菜网lol正规平台.edu.

• 金融交易服务

  • 罚球 用于:

    • Communicating a purchase request to 合同 and Procurement Services for goods and 服务.
    • Sending a 直接支付, Employee/Student Reimbursement, or 旅行 Reimbursement 向付款服务部门申请凭证.
    • 提交商务旅行授权.
      在各个部门之间转移预算和费用.
      向其他校园部门支付服务费用.
    • 批准购买/付款请求和转账.
    • 调整已处理的工资费用.
    • 为未完成的采购订单或申请单请求变更订单.
    • Submitting your signed ProCard and GoCard reconciliation statement to Payment Services.
• 共同财务制度

  • 慢性疲劳综合症 用于:

    • 检查采购或付款请求的状态.
    • Reviewing and downloading your monthly statement reconciliation for purchases made 使用大学的ProCard或GoCard.
• 慢性疲劳综合症数据仓库

  • 慢性疲劳综合症数据仓库 用于:

    • 管理采购订单负担.
    • 根据年度支出报告预测预算需求.
    • 监督和协调部门的财务活动.
• CSUBUY

  • CSUBUY 用于:

    • Ordering a variety of tangible items from online storefronts (including Staples and 亚马逊)使用大学的ProCard.
    • Getting California State University (CSU) negotiated contract pricing on a wide-range 的产品.
• PaymentWorks

  • PaymentWorks 用于:

    • 通过收集税务和银行信息帮助新供应商入职.
    • 根据第三方来源验证业务细节.
    • 向供应商提供发票和付款信息.

金融培训课程

In order to access our financial systems, employees must complete the required finance 介绍课程. 你可以 also take our recommended courses, which provide step-by-step 具体财务活动的说明.

• 申请财务系统培训
  • 请在申请之前查看以下课程描述 金融及商业服务及培训.
• 财务系统访问必修课程

  • FIN101金融概论

    一级创建、二级创建+系统接入

    这门课 provides an overview of 菠菜网lol正规平台 policies regarding the departmental acquisition of goods and 服务 and finance management, as well as information about support 以及由财经及商业服务处提供的服务.

    FIN201管理人员财务概述

    需要3级审批系统访问
    

    申请财务和商业服务培训

    这门课 provides an overview of the Approving Official's fiscal role and responsibilities, the financial systems used to request and approve transactions, and finance policies 和指导方针.

• 推荐的课程

  • FIN102 ProCard程序概述

    (仅限于 ProCard申请者]

    这门课 provides an overview of the ProCard program for new cardholders. 这门课 will cover 菠菜网lol正规平台's ProCard Manual and explain the responsibility of the cardholder to ensure purchasing transactions are in compliance with state and federal laws. 这 课程不包括任何辅助的ProCard程序.

    FIN103 GoCard计划概述

    (仅限于 GoCard申请者]

    这门课 provides an overview of the GoCard program for new cardholders. 这门课 will cover 菠菜网lol正规平台's GoCard Manual and explain the responsibility of the cardholder to ensure travel transactions are in compliance with state and federal laws. 这门课 不包括任何辅助GoCard计划.

    FIN104申请单和凭证

    这门课 provides instruction on how to navigate the Financial Transaction Services website to create and edit 征用s, 直接支付s, and Employee/Student 补偿.

    FIN106财务数据仓库

    这门课 provides an introduction to the Finance Data Warehouse, which is used 按部门运行财务报告. 本课程提供指导和实践 practice in navigation, creating reports, types of reports, and understanding the 报告中显示的信息.

    FIN107预算和费用转移

    这门课 explains when to use expense and budget transfers and demonstrates how 在金融交易服务系统(罚球)输入转帐日记账. 这门课是 建议请求2级系统访问权限的用户使用.

    FIN108人力资源费用调整

    这门课 instructs users on how to correct the chartfields for a prior month paycheck 这是在本财政年度内公布的. 这种访问通常仅限于一次 部门/学院内的用户.

    FIN202 ProCard / GoCard审批官员概述

    这门课是 intended to give Approving Officials an overview of the ProCard and GoCard programs and explain how to review monthly statements and check for fraudulent 活动.

    FIN301 ProCard / GoCard对账工作坊

    查看ProCard / GoCard工作坊时间表

    这 is an informal drop-in workshop for anything related to ProCard / GoCard. 新的和 current cardholders are encouraged to attend a workshop when they need assistance 或对ProCard / GoCard有疑问.
    
    The first 30 minutes of the workshop will provide an overview of the reconciliation 过程. Afterwards, the workshop is open for cardholders to ask questions or seek 协助他们完成和解.

    防御性驾驶培训

    这 workshop reviews safe driving techniques through video, lecture, test, and personal 经验. It fulfills the California State University driver training requirements. All state employees who frequently drive state vehicles should attend and successfully complete the Defensive Drivers Training Program at least once every four years.

金融教程

金融和商业服务开放实验室

FABS Open Labs are informal sessions where personnel from 金融及商业服务 are available to answer questions from department users who have access to 菠菜网lol正规平台's 金融系统. 我们可以在以下几个方面提供帮助:

1. 理解采购和财务政策和指导方针
2. Entering 征用s or 旅行 Authorizations/补偿 in 罚球
3. 从CSUBUY订购
4. 运行或查看慢性疲劳综合症数据仓库报告
5. 管理采购订单负担
6. 完成PO变更订单请求
7. 记录收据及检查
8. 在电子发票中上传PO发票
9. 审核慢性疲劳综合症中的PO/申请单信息
10. Checking payment status for a PO Invoice, 直接支付 凭证 or Reimbursement 凭证
11. 浏览财经网站

Please note that Opens Labs do not substitute the required training for getting access to our Finance systems (慢性疲劳综合症, 罚球, and 慢性疲劳综合症数据仓库) or to the ProCard / GoCard.

开放实验室时间表2024年1月至6月

除非特别说明，会议将从下午2点开始.m. 到下午4点.m. 在下列日期:

• 1月12日(星期五)下午2-4点[行程调整]
• 1月26日(星期五)下午2-4点[行程更改]
• 2月2日，周五，下午2-4点
• 2月16日，周五，下午2-4点
• 3月8日，周五，下午2-4点
• 3月22日(星期五)下午2-4时[FABS产权负担工作坊]
• 4月5日，周五，下午2-4点
• 4月19日，周五，下午2-4点
• 5月3日，周五，下午2-4点
• 5月10日，周五，下午2-4点
• 5月17日，周五，下午2-4点
• 6月7日，周五，下午2-4点
• 6月14日，周五，下午2-4点
• 6月21日，周五，下午2-4点

无需预约，只需登录并 通过Zoom加入我们 带着你的问题.